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Mikado : une petite illustration de la complexité

Enligne : edito

mikado enligneIl y a quelques années, je conseillais un organisme chargé de collecter les congés payés d’une branche professionnelle. Son équipe dirigeante était réunie avec son équipe opérationnelle en séminaire.
Un premier tour de table a permis de montrer que chacun subissait des contraintes de son voisin de droite et en faisait peser d’autres sur son voisin de gauche. Chaque contrainte nuisait au bon déroulement des missions individuelles et de l’institution en général.
Un deuxième tour de table a permis de montrer que les contraintes produites par chacun trouvaient leur genèse dans beaucoup de règles internes et quelques règles légales.
Défaite, une responsable de service décréta : « …vous voyez bien, on est coincés, on ne peut pas faire autrement… ».
Le dirigeant prit la parole et asséna : « Madame, les règles, c’est nous qui les faisons… elles sont là pour nous aider. Si des règles nous gênent ou nous empêchent de travailler correctement, nous les modifions ou les retirons ! »…


 Voici un exercice intéressant à mener. Tous les 2 ou 3 mois, à l’approche de vacances quand le rythme baisse un peu, posez-vous quelques questions :

Sur la base de ma feuille de temps passé, quelles sont les actions qui me prennent le plus de temps ?
Comment faudrait-il que je fasse pour aboutir le plus directement possible au même résultat ou un résultat meilleur ? Quelles autres actions pourrais-je engager si je gagnais du temps sur cette action là ? Quelles sont les raisons pour lesquelles je procède comme je le fais ? Ont-elles un fondement d’obligation légale ou de règles internes ?

La complexité des organisations est comme un jeu de mikado : lorsque les baguettes sont lâchées sur la table, une complexité apparente se met en place. Le jeu consiste à retirer, délicatement, une à une les baguettes, il faut pour cela analyser l’ordre dans lequel les pièces doivent être retirées. Les baguettes isolées sont facilement prises par le joueur chanceux qui commence. Restent ensuite les baguettes imbriquées. Sur chacune pèse un réseau de contraintes constitué par les autres baguettes. Une d’entre elles verrouille les autres : celle qui pèse sur le plus de baguettes verrouille le plus.

Si certaines personnes se cachent sous des contraintes artificielles, la plupart du temps, elles le font parce qu’elles ont peur d’une situation nouvelle dans laquelle elles n’identifient pas leur place. Dès que des perspectives leur sont crées, les blocages se résolvent le plus souvent comme par magie.

En entendant une ministre congédiée tenter de se justifier en disant, entre autres, qu’il y a des résistances au changement, je me disais qu’elle découvrait le jeu de mikado. La mise en œuvre du changement se prépare et s’accompagne. Il ne se fait pas contre les gens mais avec eux.
Une dernière question : quelles sont les baguettes qui pèsent le plus lourdement sur l’ensemble des pans de notre société bloquée ? L’état ? Les organismes sociaux ? La finance ?...

Nous attendons le choc de simplification.

 

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