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Le système d'appréciation de l'entreprise ou comment évaluer ses salariés

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Si l'entretien d'évaluation est avant tout perçu comme un outil au service de la performance de l'organisation, il est également un outil au service de la stratégie du salarié.

Une démarche d'appréciation bien conduite va permettre de mettre en phase les intérêts de l'entreprise et ceux des salariés dans le cadre du déploiement de la stratégie d'entreprise. Il ne s'agit pas d'évaluer les personnes en tant que telles, mais d'évaluer la qualité des prestations individuelles et collectives.

C'est un levier puissant pour la mesure des contributions individuelles et l'évaluation des compétences.

 


L'appréciation n'est pas une fin en soi, c'est une méthode de direction qui permet de piloter l'activité et les hommes qui la réalisent.

Evaluer pour quoi faire ?

Réalisé le plus souvent par le supérieur hiérarchique direct de la personne concernée, l'entretien d'évaluation des salariés de l'entreprise est beaucoup plus utile à la direction des Ressources Humaines qu'on ne l'imagine de prime abord.

Il va notamment permettre :

  • de renforcer la communication entre les managers et leurs équipes.
  • au collaborateur de s'exprimer sur ses attentes, ses souhaits d'évolution, ses doutes...
  • au manager de faire le point sur le travail des collaborateurs et de les motiver ou recadrer si necessaire, de fixer les objectifs pour l'année suivante, d'évaluer les compétences de ses collaborateurs, de détecter les potentiels et de donner la reconnaissance lorsque c'est justifié.
  • de détecter les besoins ou envies de formations / mobilité


N'oublions pas que si la performance individuelle est devenue l'objet de toutes les attentions, une des richesses de l'entreprise repose également sur les performances collectives de ses salariés.

Obligations légales :

L'entretien annuel également appelé entretien d'appréciation ou d'évaluation existe dans la plupart des entreprises et a pour objectif de mesurer les écarts entre le travail prescrit et le travail réalisé.

Le Code du travail ne contient aucune disposition obligeant l'employeur à instaurer des entretiens d’évaluation dans son entreprise. Les juges reconnaissent toutefois à l'employeur le droit de pratiquer de telles évaluations, considérant que c’est un droit qui relève de son pouvoir de direction.

L’employeur peut toutefois être dans l’obligation d’organiser de tels entretiens en application d’une convention ou d’un accord collectif. Certains accords peuvent en effet définir des règles relatives à l'organisation ou au formalisme de l'entretien annuel d'évaluation. Il convient donc au préalable de s’y reporter.

Avant d’évaluer l’aptitude professionnelle de ses salariés, l’employeur doit les informer des techniques et des méthodes utilisées (Code du travail, art. L. 1222-3).

Par ailleurs, comme les évaluations sont de nature à engendrer une pression psychologique entraînant des répercussions sur les conditions de travail des salariés, agir sur leur évolution de carrière et leur rémunération, l’employeur doit consulter le comité d’hygiène, de sécurité et des conditions de travail (CHSCT) avant leur mise en place.

La loi du 4 mai 2004 relative à la formation professionnelle a introduit un nouveau type d'entretien des salariés : l'entretien professionel dont l'objectif est de permettre le développement des compétences et d'aider à la clarification du projet professionel individuel.

Que doit on chercher à évaluer chez ses salariés ?

- La performance :

Est évaluée ici la réalisation des objectifs.
Le management par objectifs est un processus continu au sein duquel hiérarchie et collaborateurs identifient les buts communs et les résultats attendus.

La quantification excessive des objectifs écarte tout ce qui n'est pas facilement quantifiable, comme l'innovation et la qualité. Or la valeur qualitative ne peut être ignorée.

On peut distinguer 3 grands types d'objectifs :

  • Les objectifs d'acivité, qui se rapportent à l'activité permanente de la personne ou de l'entité considérée. Il s'agit des objectifs de production (en quantité ou en chiffres d'affaires), les objectifs d'éfficacité (résultats à atteindre en matière de qualité).
  • Les objectifs de développement de l'organisation, qui se rapportent aux méthodes, à l'organisation de l'activité, à l'évolution des techniques (mise en place de projet, adoption de nouvelles procédures...).
  • Les objectifs de développement des personnes, qui se rapportent à la volonté de faire progresser son personnel (améliorer les capacités d'animation des personnes en situation d'encadrement, développer la capacité à négocier, l'aptitude à déléguer...).

Pour que ce type de management soit efficace, chaque objectif fixé doit réunir 5 conditions :

  • être clair : indiquer précisément les résultats visés
  • être réaliste : ne pas demander l'impossible
  • être pertinent : avoir du sens par rapport à la mission du salarié et par rapport à la stratégie de l'entreprise
  • être précis : périmètre clairement défini : coût, délai, durée...
  • être mesurable.


- La compétence :

On vérifie ici la conformité aux exigences de l'emploi (activités et mission).

Pour évaluer la compétence, un référentiel de compétence doit avoir été mis en place afin de disposer d'une grille de synthèse précise et parfaitement adaptée.

L'évalué doit être capable d'identifier les compétences qu'il a utilisé, ses points forts, celles qui sont à améliorer ou acquérir...
Le référentiel de compétences devra être mis à jour chaque année suite à  l'entretien d'évaluation.

  • Evaluer les compétences individuelles :

Evaluer le niveau de compétences individuelles mises en oeuvre par un collaborateur va permettre au manager de repérer les axes de progrès souhaitables pour chacun de ses collaborateurs.

  • Evaluer les compétences collectives :

La cohésion des équipes et la coordination des activités sont des conditions nécessaires à la réussite des actions collectives et à leur efficacité. La performance d'une équipe est supérieure à la somme des performances individuelles des membres qui la composent.

- Le potentiel :

Le potentiel se distingue de la performance ou de la compétence en ce qu'il est l'ensemble des dispositions personnelles encore incomplètement exploitées qui permettent à une personne d'évoluer vers d'autres fonctions ou métiers.

Rappelons que dans beaucoup de structures on estime qu'il relève du DRH et non du manager d'évaluer les potentiels.

Les précautions à prendre lors de l'évaluation :

Pour être exploitable, les managers doivent fournir des données fiables et rigoureuses susceptibles d'être intégrées au système de GRH.

La fiabilité et la qualité des données dépendent de la façon dont est conduit l'entretien. Le principe de base consiste à appuyer l'évaluation sur des faits concrets et à éviter tout jugement de valeur basé sur des impressions.

De même que lorsqu'on recrute, il est indispensable de faire preuve de la plus grande objectivité lorsqu'on évalue ses collaborateurs.

Plusieurs pièges sont à éviter, nous ne retiendrons ici que les principaux :

  • Erreur d'indulgence, de sévérité ou de tendance centrale :

Il s'agit ici de ne pas être trop généreux dans l'évaluation, avoir peur de blesser, ni à l’extrême malmener son collaborateur.

De même, être incapable de dire les choses et évaluer tous les collaborateurs de la même façon créera un sentiment d'injustice chez les plus performants.

  • Effet de halo :

L'évaluateur manquera d'objectivité car il se concentrera sur certains éléments, de manière trop précise, en en laissant d'autres, tout aussi important de côté.

  • Effet de projection :

L'évaluateur est ici très sensible aux qualités et aux défauts qu'il pense retrouver chez ses collaborateurs.

Il notera plus favorablement ceux qui pensent comme lui, ou lui ressemblent, et à l'inverse défavorablement ceux qui s'éloignent de sa manière d'être ou de penser.

Après l'évaluation :

Pour que l'évaluation soit efficace pour tous, le salarié doit percevoir des liens clairs entre l'appréciation par ses managers et les répercussions en terme de gestion des ressources humaines.

En clair, il faut absolument qu'elle débouche sur des retombées concrètes pour le salarié comme pour l'entreprise :

  • en terme de rémunération :

Prime sur objectifs, augmentation de salaire..

  • en terme de formation :

Priorités données en matière d'actions de formation et de professionnalisation (DIF, VAE...).

  • En terme de mobilité :

Les emplois pour lesquels l'entreprise souhaite favoriser la mobilité, la prise en compte des potentiels.

  • En terme de management :

Mesurer la contribution de chaque salarié à la valeur ajoutée de l'entreprise et servir de référence concernant les décisions de gestion des ressources humaines.

Enfin, un dispositif d'appréciation des salariés doit être régulièrement critiqué. Sa valeur ajoutée doit être pesée par les salariés, les managers, la direction. Les critères d'évaluation doivent être revus regulièrement pour prendre en compte les changements de stratégie ou les évolutions du contexte de l'entreprise.