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Comment préparer la mission ?

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1 L'aménagement du planning de travail.
2 La préparation intellectuelle
3 La préparation matérielle

 



1 L'aménagement du planning de travail.

Accueillir et accompagner une équipe puis collaborer avec elle constitue une charge venant s'ajouter au travail courant.
La répartition des tâches, l'aménagement des emplois du temps et des réunions doivent être revus le plus tôt possible. Cela suppose de pouvoir se dégager de certaines autres occupations.
Cette préparation gagnera en clarté si elle a fait l'objet, au sein de l'entreprise, de réunions préparatoires présidées, au bon niveau hiérarchique, avec la participation des membres de l'entreprise appelés à coopérer avec les consultants.

 



2 La préparation intellectuelle

L'entreprise a intérêt à bien centrer tout le personnel sur la mission pour qu'elle produise tous les effets attendus et justifie l'investissement qui a été consenti.

Collecte des informations nécessaires.

La prise de connaissance par le personnel de l'entreprise des informations fournies aux intervenants avant la mission sera profitable à tous. Elle permettra d'entrer plus rapidement dans le vif du sujet et assurera une bonne concordance des points de " départ ".
Les informations complémentaires à collecter et à tenir prêtes à l'emploi couvrent, en principe, les mêmes domaines que les dossiers transmis au consultant :
· Domaine d'activité,
· Environnement économique,
· État du marché,
· Positionnement,
· Résultats,
· Points forts et points faibles,
· Environnement géographique,
· Techniques mises en œuvre
· Organigrammes,
· Informations sur les services concernés,
· Ressources humaines et aspects sociaux,
· Objet de la mission et problèmes mis à l'étude dans la lettre de mission,
· …
Toutes informations complémentaires utiles seront préparées pour être communiquées aux consultants.
Toutefois, pour ne pas imposer une charge inutile à ceux qui vont accueillir le consultant, il faut dans toute la mesure du possible utiliser les informations utilisées dans le travail courant.

Réunions et briefings préparatoires.

Chaque niveau de responsabilité organise ou fait organiser toutes réunions et briefings utiles pour une coopération fructueuse entre l'entreprise et l'équipe de consultants.
Le chef de projet ou l'un des membres de l'entreprise peut être chargé de préparer et de faire un briefing à l'ensemble des personnels plus particulièrement concernés..
Á cette occasion sont données :
· des directives pour la contribution de chacun au bon déroulement et au suivi de l'exécution de la mission,
· la répartition des tâches,
· La chronologie des interventions,
· les recommandations particulières,
· les informations nécessaires sur les détails pratiques, notamment lorsqu'il y a des déplacements à organiser (Transport, hébergement etc.)


3 La préparation matérielle

· Salles de réunions, note diffusée
· Bureaux, téléphone, badges d'accès
· Accès au système d'information

Attention aux oublis générateurs de pertes de temps.

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